Een fout op een factuur is zo gemaakt en wordt soms niet eens gezien. Die fout kan echter voor wat problemen zorgen. Zeker als u daar pas aan het einde van het jaar achter komt. In bijna alle gevallen geldt; Staat er een fout op de factuur, dan moet deze aangepast (en opnieuw gestuurd) worden. Eerder spraken we over de factuureisen. Verplichte zaken die op de factuur moeten staan. Hier gaan we nu op verder. Want zelfs een vergissing in het opvolgen van factuurnummers moet hersteld worden.
Sommige fouten zijn ronduit vervelend, vooral voor de klant. Dat willen we voorkomen, dus zorg dat u niet trapt in de volgende 6 meest gemaakte fouten:
Zoeken naar het rekeningnummer is een NO GO. Zorg dat dit altijd duidelijk vermeld staat. Zet ook duidelijk op de factuur welke gegevens de klant in zijn omschrijving moet zetten; Factuurnummer, klantnummer, debiteurennummer, maar maak het niet te ingewikkeld.
2. Verkeerd bedrag of omschrijving
Niets vervelender dan na moeten bellen omdat het bedrag niet klopt. Ook een verkeerde omschrijving is vervelend, zeker als dit het verschil kan maken in aftrekpost of niet. Voor de klant vervelend, maar dit kost u ook onnodig veel kostbare tijd.
Verkeerde btw berekeningen komen vaker voor dan u denkt. De meest gemaakte fout zit in de berekening wanneer producten verschillende btw codes hebben. De afronding van bedragen zorgt hier voor verschillen. Maar ook de keuze voor de verkeerde btw code zorgt voor fouten. In veel gevallen is duidelijk of het 0, 9 of 21% is, maar soms is dit verwarrend. Belangrijk: Check dit voor facturatie. Een fout in de btw dient altijd hersteld te worden, ook als dit pas na maanden wordt gezien.
De datum bepaald wanneer er betaald gaat worden, voor u dus van belang dat dit klopt. Maar voor de klant ook; want de datum bepaalt tevens in welk tijdvak van de btw de factuur valt. Een vergissing van een dag kan hierin al verschil maken. Zorg ook voor een duidelijke betaaldatum op de factuur. Hoe duidelijker u bent, hoe waarschijnlijker dat die factuur op tijd betaald wordt.
Verkeerd geschreven klantnaam, onjuist adres, niet opvolgend factuurnummer. Eigenlijk overal waar verkeerd voor staat moet voorkomen worden. De klant wil serieus genomen worden. Een fout in zijn naam wordt u niet in dank afgenomen. Een verkeerd factuurnummer is voor de klant vervelend, maar hij zal het wellicht niet eens merken. Het kost u vooral weer extra tijd om het recht te zetten.
Een van de belangrijkste factuureisen is het vermelden van uw btw en K.v.K. nummer. De klant moet in de gelegenheid worden gesteld, de gegevens na te kijken. Zorg bijvoorbeeld na verhuizing ervoor dat de gegevens bij de Belastingdienst en de Kamer van Koophandel worden aangepast. Factuur fraude ligt op de loer, iedereen is waakzaam. Wilt u geen onnodige zorgen wekken bij uw klant, zorg dan dat de gegevens altijd kloppen.
Voorkomen is natuurlijk beter dan genezen. Loop eens rustig door uw facturen heen. Klopt het wat er staat, staan alle gegevens er wel op en voldoen uw facturen aan de eisen? Veel fouten (of vergissingen) zijn te voorkomen, wanneer u uw facturatie automatiseert. Zeker wanneer het volume van uw facturen fors is, kan dit een besparing in tijd en dus geld opleveren. Mocht u hier meer over willen weten, neem eens contact met ons op. Een factuur ontvangen is nooit leuk, echter een foutieve factuur is nog veel erger.
Wilt u op de hoogte blijven van ander nieuws en belangrijke veranderingen rondom ondernemen? Volg ons op Facebook, LinkedIn en/of Twitter.