Welke periode we ook in het jaar zitten, het is altijd een goed moment om uw facturen onder de loep te nemen. Voldoen uw facturen aan de eisen? Bent u überhaupt verplicht te factureren? Alvorens we de factuureisen doornemen, is het van belang om te weten of u verplicht bent een factuur op te stellen. We maken hierin onderscheid tussen verkoop van producten of diensten aan ondernemers en aan particulieren.
Verkoop aan ondernemers
Bent u ondernemer en zijn uw voornaamste klanten andere ondernemers, verenigingen of stichtingen? De kans is groot dat u aan de factuureisen moet voldoen. De Belastingdienst heeft enkele uitzonderingen gemaakt. Zo hoeft u als ondernemer in taxivervoer en openbaar vervoer niet aan de factuureisen te voldoen. Ditzelfde geldt voor horeca ondernemers, ondernemers die vrijgestelde goederen of diensten leveren, ondernemers die vallen onder de landbouwregeling of veehandelsregeling en ondernemers die hebben afgesproken dat de afnemer de factuur maakt. In dit laatste geval zet de afnemer de volgende regel op de factuur: Factuur uitgereikt door afnemer.
Verkoop aan particulieren
In de basis hoeft u geen factuur op te stellen bij verkoop van producten of diensten aan particulieren. Echter zijn er uitzonderingen waarvoor u wel een factuur moet opstellen. Levert u een nieuw of bijna nieuw vervoermiddel aan een afnemer in een ander EU-land, dan bent u verplicht een factuur op te stellen. Levert u goederen aan een klant in een ander EU-land en doet deze klant geen btw-aangifte? Maar zorgt u wel voor het transport? U doet aan afstandsverkoop. Ook dan dient u de factuur op te stellen. De laatste uitzondering is wanneer u groothandel bent in levensmiddelen, tabaksproducten, tandheelkundige grondstoffen of tandtechnische werken en tenminste 80% van uw afnemers ondernemer zijn.
Nu u weet of u wel of geen factuur verplichting heeft, kunnen we door naar de factuureisen. Naast uw volledige naam en adres en dat van uw afnemer, vermeld u de volgende gegevens op uw factuur:
Algemeen:
Specifiek:
Aanvulling:
In een aantal gevallen gelden er aanvullende of afwijkende regels op deze factuureisen. Dit is bijvoorbeeld wanneer u valt in de reisbureauregeling of wanneer u verzamelfacturen of acceptgiro's verstrekt. Een compleet overzicht van uitzonderingen vindt u op de site van de Belastingdienst.
E-factuur
Stuurt u e-facturen, dan heeft u te maken met een extra voorwaarde. Het is van belang dat de ontvanger de factuur niet aan kan passen. Zorg er dus voor dat een factuur in pdf-format verzonden wordt. Iedere administratie dient 7 jaar bewaard te worden, bij e-facturen is het dus van groot belang dat u zorgt voor een veilige opslag.
Voldoet u niet aan de factuureisen die opgesteld zijn door de Belastingdienst, dan riskeert u forse boetes. Uiteraard wordt gekeken in welke mate de opgestelde richtlijnen niet zijn nageleefd en wordt aan de hand daarvan de hoogte bepaalt. Echter is iedere foutieve factuur een verzuim waarvoor mogelijk een boete kan gelden.
Heeft u vragen over het opstellen van een correcte factuur en de eventuele uitzonderingen, neem dat gerust contact met ons op. Wij helpen u graag bij het inrichten of herstructureren van een kloppende administratieve organisatie.
Wilt u op de hoogte blijven van nieuws en belangrijke veranderingen rondom ondernemen? Volg ons op Facebook, LinkedIn en/of Twitter.