Zakelijke kosten, hoe zat het ook alweer

Publicatiedatum: 6 december 2016 11:30
Kosten die u van uw opbrengsten mag aftrekken zijn zakelijke kosten. Maar zitten hier grenzen aan en wat mag u precies opvoeren als zakelijke kosten? We leggen het graag nog een keer uit.

Zakelijke kosten, de uitleg 

Een vraag die wij heel vaak horen; Wat mag u wel en wat niet van uw opbrengsten aftrekken? Heel simpel gezegd; de zakelijke kosten, of wel, de kosten die u maakt voor de zakelijke belangen van uw onderneming. Deze kosten hebben direct betrekking op uw bedrijf en zijn nodig voor de uitoefening van uw business.

Controle zakelijke kosten 

De Belastingdienst kan controles uitoefenen op de kosten die u aftrekt. Hierbij geldt als belangrijke stelregel; Zijn de kosten volledig gemaakt voor het zakelijk belang, dan wordt dit geaccepteerd als aftrekpost. Zijn uw kosten in vergelijking tot het zakelijk belang echter uit balans en worden deze te hoog, dan kan de Belastingdienst toetsen of een en ander nog tot elkaar in verhouding staat. Zeker voor starters zijn er ontzettend veel aftrekposten, die u mogelijk over het hoofd ziet. Daarnaast zijn er ook kosten die ondernemers jaarlijks over het hoofd zien, maar die weldegelijk als aftrekpost opgevoerd kunnen worden.

Voorbeelden van zakelijke kosten en aftrekposten voor starters:

  • Ingewonnen adviezen
  • Kosten voor marktverkenning
  • Inschrijving in het handelsregister

Voorbeelden van algemene zakelijke kosten en aftrekposten:

  • Bedrijfsadvies
  • Verzekeringen
  • Onderhoudskosten
  • Huur van de bedrijfsruimte
  • Inrichting van het kantoor/werkplaats


Wanneer en hoe?

Het hangt af per kostensoort wanneer en op welke wijze u de zakelijke kosten kunt aftrekken. Het aftrekken van kosten kan gespreid of in één keer. Wanneer u investeringen doet, bijv. voor de aanschaf van bedrijfsmiddelen, dan kunt u pas kosten aftrekken naarmate de waarde van de investering verminderd. Maakt u kosten welke vooruitbetaald zijn voor meerdere jaren, dan mogen deze kosten pas afgetrokken worden in de jaren waarin gebruik gemaakt wordt van het afgenomen product/dienst. Een voorbeeld is bijvoorbeeld een reclamecampagne welke reikt over meerdere jaren heen. 

Maakt u kosten die betrekking hebben op één jaar, dan kunnen deze volledig in dat jaar afgetrokken worden. Bij dit soort kosten kunt u denken aan kosten voor jaarlijks onderhoud van de bedrijfsmiddelen, kleine uitgaven, maar bijvoorbeeld ook aan kosten voor verwarming en verlichting. Op de vraag of u kosten in- of exclusief btw moet aftrekken kunnen we geen eenduidig antwoord geven. Ook dit is afhankelijk van meerdere factoren. Echter, wanneer u kosten maakt voor uw bedrijf, brengt de leverancier u meestal btw in rekening welke u kunt terugvragen. U trekt dan de kosten af exclusief btw. Wanneer de btw niet aftrekbaar is, zoals bijv. het geval is bij privéaankopen of bij eten en drinken in de horeca, dan kunt u uw zakelijke kosten aftrekken inclusief btw.  

Hoe verder?  

Van veel zakelijke kosten bent u als ondernemer wel op de hoogte. We zien echter nog regelmatig dat ondernemers geld laten liggen. Zonde, want er is veel meer mogelijk dan u denkt. De richtlijnen zijn echter zo uitgebreid dat u zich als ondernemer vaak in een web van regels bevindt. Maakt u gebruik van een boekhouder, dan worden de zakelijke kosten waarschijnlijk goed afgetrokken. Doet u uw administratie echter zelf, overweeg dan eens advies in te winnen. Indien gewenst kan dit uiteraard ook via ons. Heeft u hier behoefte aan, neem dan vrijblijvend eens contact met ons op. Onze financiële consultants staan u graag te woord.