Vous, Sie, U? De (ongeschreven) regels van internationaal zaken doen

Bent u voornemens over de grenzen een bedrijf of vestiging op te zetten? Of heeft u, misschien wel per ongeluk, een nieuwe (potentiële) klant in het buitenland? Het kan een fantastische stap zijn, echter wees voorbereid op een aantal geschreven en ongeschreven regels en kom goed voorbereid voor de dag. We zullen hier enkele belangrijke regels en verschillen benoemen voor Duitsland, Frankrijk en België. Let wel, dit is slechts een beknopte samenvatting. Zeker de regels voor het starten van een bedrijf zijn veel omvangrijker, hier zullen we binnenkort een artikel aan wijden.
 

Duitsland
Een Duitse BV

• BV: GMBH
• DGA: Geschäfsführer
• Startkapitaal: € 25.000
• Gebruikelijk loon: geen minimum, wel redelijk en marktconform

Omgang en culturele tips

• Formaliteiten: Hou rekening met formele en hiërarchische verhoudingen; in vergaderingen geeft een ieder zijn visie, maar  de directeur neemt alle beslissingen. Titels zijn belangrijk, spreek de gesprekspartner aan met de juiste titel (Herr doctor…) gevolgd door de achternaam en gebruik altijd de U-vorm (Sie).
• Besprekingen: Punctualiteit is belangrijk, kom altijd op tijd. Blijf zakelijk, het privéleven wordt meestal buiten de bespreking gehouden, ook humor wordt niet altijd gewaardeerd. Men hecht veel waarde aan gemaakte afspraken en genomen beslissingen, deze worden liever niet gewijzigd. Houd er wel rekening mee dat men alles tot in detail bekijkt en dat zaken doen meer tijd in beslag kan nemen.
• Gebruiken: Zorg voor een correcte en formele outfit; heren in pak en dames in mantelpak, vergeet ook zeker de gepoetste schoenen niet. Men gaat graag ‘s avonds eten bij een goed restaurant, zakenlunches zijn minder gebruikelijk. Een relatiegeschenk is eveneens niet gebruikelijk en kan zelfs, wanneer deze kostbaar is, als ongepast worden ervaren.  

Frankrijk
Een Franse BV

• BV: SARL
• DGA: Chef d’entreprise
• Startkapitaal: € 1
• Gebruikelijk loon: € 0
• Extra: minimaal twee vennoten

Omgang en culturele tips

• Formaliteiten: Het zakenleven is hiërarchisch ingesteld, gebruik altijd de U-vorm (Vous), tutoyeren is enkel binnen vriendschappen en families gebruikelijk. Het opbouwen van een relatie is voor Fransen belangrijk. Kom niet direct ter zake, maar neem de tijd om de gesprekspartner te leren kennen. Ontmoet u iemand voor het eerst, spreek hem of haar dan aan met ‘Monsieur’ of ‘Madame’ en vermijd ‘Mademoiselle’. Dit laatste is over het algemeen gebruikelijk om een serveerster aan te spreken.
• Besprekingen:  Het eerste contact is vrij formeel dus kom op tijd (uw gesprekspartner kan overigens wel later komen, hou hier rekening mee). Er moeten relatief veel mensen goedkeuring geven, alvorens  er een definitief besluit genomen wordt. Verwacht dan ook niet dat u op zeer korte termijn een deal sluit. Geef bij het afscheid iedereen een hand en wees correct en hoffelijk in de omgang, zonder onnatuurlijk over te komen.
• Gebruiken: Fransen hechten veel waarde aan eten. Een zakenlunch is zeer gebruikelijk, trek hier veel tijd voor uit en begin niet direct over de business. Wordt u bij iemand thuis uitgenodigd, dan wordt een cadeautje uit eigen land op prijs gesteld. Kom niet met wijn aan, dit kan als een belediging gezien worden. Laat de relatiegeschenken met bedrijfslogo eveneens achterwege, ook dit is een grote afknapper. Maak indruk door een woordje Frans te spreken. Ook al praat u het niet goed, het is altijd beter u in het Frans te verontschuldigen en het in ieder geval te proberen, dan direct te starten in het Engels.

België
Een Belgische BV

• BV: BVBA
• DGA: Zaakvoerder
• Startkapitaal: € 18.550
• Gebruikelijk loon (1): € 0  als er aantoonbaar inkomen is buiten de BVBA
• Gebruikelijk loon (2): € 36.000  in ruil voor een lager VPB-tarief

Omgang en culturele tips

• Formaliteiten: Belgen zijn gevoelig voor hiërarchie. Zorg dat u weet met wie de zaken gedaan worden en wie uiteindelijk beslissingsbevoegd is. Deze hiërarchie geldt overigens ook in de verhoudingen tussen werkgever en werknemer. Probeer te achterhalen wat de positie is van uw gesprekspartner. Ga niet zomaar tutoyeren, maar praat in de U-vorm en blijf formeel. Een Belg doet graag zaken met u als persoon, neem de tijd om de relatie op te bouwen.
• Besprekingen: Direct ter zake komen wordt niet gewaardeerd, men verwacht een sociale start. Dit kan over het weer gaan, maar kan verder in de relatie ook over de familie gaan. Durf u open op te stellen. Nederlanders zijn al snel te direct. Zorg dat u hierin iets geremd bent en stel u wat bescheiden op. Beslissingen kunnen enige tijd duren en worden niet vaak tijdens de meeting genomen. Wordt er ‘ja’ gezegd tijdens de meeting, wees er dan op voorbereid dat men hierop kan terug komen en het gesprek opnieuw wordt geopend.  
• Gebruiken: Belgen hechten veel waarde aan eten; een uitgebreide lunch in een goed restaurant wordt gewaardeerd. Let op dat u ook hier niet direct tot de business over gaat. Vertrouwen is heel belangrijk en een voorwaarde om tot zaken over te kunnen gaan. Ook al zijn veel regels gelijk aan Nederland, er zitten belangrijke verschillen in het rechtssysteem. Zorg dat u goed op de hoogte bent, of schakel iemand in die u hierin kan ondersteunen. Vergeet vooral ook niet dat er gebieden zijn waar Frans gesproken wordt. De Engelse en Nederlandse taal worden hier over het algemeen niet gesproken. Overigens geldt dit ook voor de Belgisch Nederlandse taal; woorden kunnen net een andere betekenis hebben, waardoor verwarring kan ontstaan. Bij enige twijfel over de betekenis van een woord, altijd vragen wat iemand bedoelt.

Bovenstaande tips zijn slechts een korte samenvatting van de belangrijkste verschillen. Zorg er altijd voor dat u goed voorbereid voor de dag komt en neem de tijd om u in te lezen. Aanpassen aan de andere cultuur wordt zeer op prijs gesteld en voorkomt ongemakkelijke situaties. Wanneer u zaken gaat doen in het buitenland, krijgt u sowieso te maken met afwijkende en aanvullende belasting regels. Volgende week zullen we hier een artikel over publiceren. Mocht u hier nu al vragen over hebben, neem dan gerust contact met ons op. Zaken doen in het buitenland is natuurlijk een geweldige volgende stap, geniet er dus ook van. Mocht deze deal niet slagen, dan volgt er vanzelf een volgende, succes!