Uw administratie en de bewaarplicht

De regels voor het voeren van een administratie zijn er niet voor niks. Uiteraard zijn deze er voor het doen van een correcte btw-aangifte en eventuele opgaaf intracommunautaire prestaties (wanneer u zaken doet met klanten die de btw-aangifte in een ander EU land doen). Ook controleert de Belastingdienst steekproefsgewijs of datgeen wat u als ondernemer aangeeft wel klopt. In onze ogen is het voeren van een correcte en complete administratie echter juist voor u belangrijk, omdat u zo op ieder moment een helder en compleet beeld heeft van hoe het met uw onderneming gaat. 
 

Het opzetten van een administratie
Voor het inrichten van de administratie bent u gebonden aan enkele regels, echter hoe u de administratie precies op zet, bepaalt u zelf. Voor de Belastingdienst is het van belang dat duidelijk is hoeveel btw u moet betalen en hoeveel btw u terugvraagt. Belangrijk is dan ook dat u hier direct zicht op heeft. Wat daarbij kan helpen is dat u per aangifte tijdvak overzichten bijhoudt van de uitgaande en ontvangen facturen, de inkomsten en eventueel privégebruik van goederen en diensten. Tevens dient u ontvangsten die zijn belast met verschillende btw-tarieven afzonderlijk per btw-tarief te registreren, zodat eventuele controles van de Belastingdienst snel en overzichtelijk kunnen verlopen. Er zijn een aantal gevallen waarin het voeren van een volledige btw-administratie niet verplicht is. Dit geldt voor de volgende ondernemers:     

• Ondernemers die een ontheffing van administratieve verplichtingen hebben vanwege de kleineondernemersregeling (KOR)
• Ondernemers die alleen vrijgestelde goederen of diensten leveren
• Ondernemers die onder de landbouwregeling of veehandelsregeling vallen
• Rechtspersonen die geen ondernemer zijn, maar wel een btw-nummer hebben

 
In welke vorm bewaren

De gegevens in de administratie dienen in de originele vorm bewaard te blijven, dit kan digitaal of op papier zijn. We zien het niet vaak meer, maar computerbestanden (bijv. facturen) printen en in mappen bewaren mag enkel als u een kleine administratie hebt, die binnen een redelijk termijn te controleren valt. Uitsluitend bestanden bewaren in afgedrukte vorm is onvoldoende voor de bewaarplicht. Bewaart u al uw gegevens digitaal, zorg er dan voor dat de Belastingdienst bij controle uw bestanden en programma’s kan gebruiken. Onder bepaalde voorwaarden, kunt u wel uw bestanden en overige gegevens in een andere vorm bewaren, let echter op dat dit op de juiste wijze geschied. Bij enige twijfel is het verstandig uw voorgenomen conversie (het omzetten van gegevens in een andere vorm) voor te leggen aan de Belastingdienst. De voorwaarden van conversie zijn:

• Alle gegevens worden over gezet
• Alle gegevens worden inhoudelijk juist over gezet
• U zorgt ervoor dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar is
• U kunt de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd (re)produceren en leesbaar maken
• U zorgt ervoor dat een controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kan worden uitgevoerd

Hoe lang bewaren
Als ondernemer bent u verplicht de administratie 7 jaar te bewaren. Echter gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken dienen 10 jaar bewaard te blijven. De Belastingdienst streeft echter naar kortere bewaartermijnen, hierover kunnen afzonderlijke afspraken gemaakt worden. Ditzelfde geldt voor de vorm waarin u de gegevens bewaart en de mate van gedetailleerde verslaglegging. De basisgegevens uit de administratie dienen overigens wel altijd 7 jaar bewaard te blijven. Bij basisgegevens van de administratie moet u denken aan het volgende:

• Grootboek
• Loonadministratie
• Voorraadadministratie
• In- en verkoopadministratie
• Debiteuren- en crediteurenadministratie

Tot slot
Bijna alle grote bedrijven hebben hun administratie inmiddels volledig gedigitaliseerd. De kleine, startende ondernemer kiest vaak voor een eenvoudige vorm van administreren. In het begin is dit vaak voldoende. Gaat het bedrijf echter sneller dan in eerste instantie gedacht groeien, dan is de kans groot dat uw administratie niet tijdig volgt. Hoe klein of groot uw bedrijf ook is, zorg er altijd voor dat uw administratie klaar is voor groei zodat u nooit achter de feiten aanloopt. Wij helpen veel bedrijven bij het opzetten en/of reorganiseren van de administratie. Heeft u geen idee waar u moet beginnen of ziet u door de bomen het bos niet meer, wacht dan niet te lang en zoek tijdig hulp. Zo bent u op ieder moment voorbereid op eventuele controles van de Belastingdienst en staat u straks niet voor verassingen. Wilt u graag dat wij eens met u meekijken, neem dan vrijblijvend contact met ons op.