Een goede relatie met uw klant is heel belangrijk, we kennen niet voor niks het gezegde; Klant is koning. Maar wat doet u als deze relatie op de tocht komt te staan, doordat betaling van de factuur uitblijft? Het aanmanen van debiteuren is soms een onvermijdelijk gevolg. Zorg er echter wel voor dat u dit volgens de regels doet. Wijkt u af van de wettelijke vereisten voor het aanmanen van debiteuren, dan kan dit resulteren is het uitblijven van de betaling.
Alvorens we over kunnen gaan op het stappenplan, dienen we eerst het verschil uit te leggen tussen consumenten en bedrijven. Het belangrijkste verschil zit in de verplichting tot het houden aan de Wet Normering buitengerechtelijke incassokosten, welke bij consumenten gevolgd dient te worden. Bij bedrijven is het aanmanen van debiteuren afhankelijk van uw algemene voorwaarden. Heeft u uw aanmaningenprocedure hierin beschreven, dan kunt u deze volgen. Ontbreken echter de algemene voorwaarden, of ontbreekt het artikel omtrent aanmanen in uw algemene voorwaarden, dan geldt dezelfde regeling als bij consumenten. Wanneer u onderstaand stappenplan volgt, kunt u er zeker van zijn dat u binnen de wettelijke regels handelt.
Het 5-Stappenplan:
De vergoeding voor kosten als bedoeld volgens de Wet Normering buitengerechtelijke incassokosten:
Uiteraard heeft het de voorkeur dit stappenplan voor aanmanen van debiteuren te voorkomen. Mocht het moment zich echter toch voor doen, dan weet u wat u moet doen. De klant is weliswaar koning, zonder betalende debiteuren kunt u op den duur de zaak sluiten. Iedere klant begrijpt dat hij moet betalen voor de afgenomen diensten/producten, alleen soms is dat extra duwtje in de rug noodzakelijk. Zorg ervoor dat uw debiteurenbeheer goed op orde is, zodat betalingen niet onnodig lang openstaan. Hoe langer de vordering openstaat, hoe kleiner uiteindelijk de kans is op ontvangst van het bedrag.
Heeft u hulp nodig bij het (her-)structureren van uw debiteurenbeheer, schroom niet om contact op te nemen. Onze consultants kunnen u helpen bij het aanleggen van standaard procedures en workflows. Uiteindelijk is het doel dat u uw medewerkers zo min mogelijk tijd hoeven te besteden aan het aanmanen van debiteuren en controleren van betalingen, maar dat u wel altijd helemaal bij bent in uw administratie.