Facturen, afspraken, herinneringen. Wat gaat er tegenwoordig niet meer via de mail. Maar zijn al deze documenten wel rechtsgeldig?
Iedereen gebruikt e-mail, dagelijks voor alle communicatie met collega's en klanten, of privé voor contact met bijvoorbeeld de verzekering. We denken er eigenlijk niet meer bij na. Moet er iets ondertekend en geretourneerd worden? We printen het document, zetten onze handtekening, scannen het document weer in en sturen deze per mail retour. In sommige gevallen wordt er zelfs helemaal niks meer geprint en volstaat een digitale handtekening. Ontzettend makkelijk en het bespaart veel tijd.
Echter, behalve het voordeel van snelheid en gemak, kleven er ook nadelen aan het gebruik van e-mail, zeker wanneer het op officieel bewijslast aankomt en er een gang naar de rechtbank aan zit te komen. Hoe zit het dan met digitaal bewijs, tenslotte is mail vrij eenvoudig achteraf te wijzigen.
Zelfs in dit digitale tijdperk, waarin ook wij voor 99,9% gedigitaliseerd zijn, is het in bepaalde gevallen raadzaam om documenten schriftelijk te versturen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan ondertekening van een belangrijke overeenkomst, een ingebrekestelling of bericht van contract ontbinding. Facturen en overige afspraken kunnen natuurlijk wél per mail, hetzelfde geldt voor een overeenkomst met kleiner belang of gesloten met een, voor u, betrouwbare partij. Weeg bij twijfel de eventuele consequenties in de toekomst af tegen het gemak van e-mail op dit moment en maak op basis hiervan de keuze voor welk document je wel en niet digitaal verstuurd.