- Bedrijfsbezoek: De Belastingdienst komt (meestal) aangekondigd bij u langs met als doel informatie verzameling omtrent uw bedrijfsvoering. Een controle van een specifieke aangifte valt hier ook onder. Van dit bedrijfsbezoek wordt een rapport opgesteld, welke grotendeels openbaar is en met u gedeeld wordt.
- Waarneming ter plaatse: Het doel van de Belastingdienst met de waarneming ter plaatse is inzicht te krijgen in de dagelijkse bedrijfsvoering, denk aan het aantal personeelsleden, drukte op de werkvloer en de gevoerde administratie. Een aankondiging van het voorgenomen bezoek is gebruikelijk, echter het daadwerkelijke bezoek is onaangekondigd. De waarneming kan meerdere keren herhaald worden. Van het bezoek wordt een rapport opgesteld welke gedeeltelijk voor u beschikbaar komt.
- Boekenonderzoek: Bij dit onderzoek worden uw aangiftes en administratie gecontroleerd. Dit kan gaan om een bepaalde periode of om specifieke onderdelen uit uw aangifte. Dit onderzoek wordt altijd van te voren aangekondigd. Er volgt een rapport welke gedeeltelijk voor u beschikbaar komt.
Als ondernemer bent u verplicht mee te werken aan een belastingcontrole, echter is het raadzaam op de hoogte te zijn van uw rechten en plichten. Voorafgaand aan het bezoek wordt bijvoorbeeld verteld welke gegevens worden gecontroleerd. Wanneer het gaat om de inkomstenbelasting aangifte, hoeft u dus geen stukken klaar te leggen van de omzetbelasting. Bij het bezoek dient de controleur zich tevens eerst te legitimeren. Onderstaand een opsomming van uw rechten en plichten:
- Laat de controleur binnen in het gebouw waarin de onderneming is gevestigd.
- Verstrek de gegevens die voor de controle van belang kunnen zijn.
- Geef inzage in uw administratie en sta toe dat er kopieën van worden gemaakt. Let op; geef geen originele documenten mee en maak zelf de kopie.
- De medewerkers en u zelf (indien u in dienst bent) moeten zich kunnen legitimeren, dus informeer uw medewerkers vooraf.
- De Belastingdienst heeft geheimhoudingsplicht. Informatie mag niet voor andere doeleinden worden gebruikt dan strikt benoemd.
- De controleur mag niet gaan rondsnuffelen. Wel mag hij na een toelichting vragen de inhoud van kasten, computers, etc. in te zien.
- Heeft u een accountant of boekhouder? Stel hem of haar op de hoogte en zorg bij voorkeur voor aanwezigheid bij de controle.
- Maak een ruimte leeg waar de controleur zijn werk kan doen en leg hier de gevraagde informatie klaar.
- Stel, indien van toepassing, een van uw medewerkers als vast contactpersoon aan.
- Verstrek niet meer informatie dan wordt gevraagd en laat u niet onder druk zetten.
- Geef enkel antwoord op concrete vragen en vraag bij onduidelijkheid altijd door.
- Ontstaat er een discussie? Schakel indien mogelijk uw accountant/boekhouder in, zodat voor de opmaak van het controlerapport zaken duidelijk zijn.
- Controleer na het bezoek goed het opgestelde controlerapport op onduidelijkheden of onjuistheden.
- Maak uw eigen controlerapport en noteer precies wanneer en door wie het bezoek is gedaan, wat er besproken is en welke informatie is verstrekt. Zo kunt u bij eventuele incidenten nalezen hoe de situatie was en komt u goed voorbereid op uw eindoverleg met de controleur van de Belastingdienst.
- Vraagt de controleur telefonisch extra informatie op? Vraag dan of hij dit op schrift wilt zetten en geef telefonisch geen informatie.
Heeft u een verzoek tot controle of bezoek ontvangen? Geen paniek! Vaak is de controle een formaliteit en komt ieder bedrijf ooit aan de buurt. Heeft u op dit moment twijfels over uw gevoerde administratie? Vraag tijdig hulp van een boekhouder zodat u bij eventuele controles niet voor verassingen komt te staan en nu al alles op orde kunt brengen. Uiteraard kunnen wij u hierbij helpen dus neem gerust vrijblijvend contact met ons op voor overleg.
Wilt u op de hoogte blijven van nieuws en andere belangrijke veranderingen rondom ondernemen? Schrijf dan in op de nieuwsbrief en volg ons op LinkedIn, Facebook en/of Twitter.